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先写每台、每套还是每箱用一份
把产品出货要求交给负责包装与装配的人员填写：哪份资料跟单台产品走，哪份跟整套产品走，哪份只放在外箱里。合格证放置和使用要求由企业依据实际产品及适用要求确定，印刷方不能代为决定“一箱一张就够”。
- 按台：先列实际台数，再乘每台需要的份数。
- 按套：先明确一套的组成与套数，避免把套内零部件数当成套数。
- 按箱：区分整箱与尾箱；混装箱还要列明各型号实际装入数。
同一型号有中英文或其他版本时，再分别列所需语言。共用说明书必须确实适用于对应产品，不能为了凑印量擅自合并不同技术内容。
用一个完整算例，把三种资料分开算
以下仅为数量演示，不是实际客户订单，也不代表建议配套方式或备用比例。假设某一型号共72箱，每箱2台，共144台；企业本次要求每台放1份说明书、1张合格证，每箱另放1张装箱清单。
- 说明书：基础需求144份，另备6份，已有可用同版库存20份，本次需印144＋6－20＝130份。
- 合格证：基础需求144张，另备6张，没有可用库存，本次需印150张。
- 装箱清单：基础需求72张，另备3张，可用库存5张，本次需印70张。
使用的计算口径是：本次需印量＝本次配套需求＋明确的备用量－可用库存。结果小于零时不表示要“负数印刷”，应检查是否本次无需补印，并重新核实库存与版本。印量、规格及生产安排还要按实际订单沟通。
如果最后一箱不足2台，或每箱装不同组合，就按实际台数统计；不要把箱数直接乘一个固定装箱数后略去差异。
旧库存能抵扣，先看它是不是这一版
账面上有20份，不代表都能装进本批产品。核实型号、语言、文件版次、内容适用范围和实际可用数量；旧技术图、已变更电话或不同配件清单，都需要由资料负责人判断是否仍适用。
已损坏、待处理或用途不明的资料，不先当成可用库存扣减。备用量单独写“多少份、供谁使用”，不要藏在总数里，否则下次采购很难知道上一批多出的部分是什么。
让同一张表贯穿询价、领料与装箱
一行对应一种资料和一个版本，至少列：产品型号、资料名称、语言与版次、每台／套／箱用量、基础需求、可用库存、备用量及本次需印量。混装产品另附箱内组合，不要把不同型号加总成“说明书若干”。
- 询价时按各版本分别报规格和需印量，说明是否需要按型号分包。
- 到货后按文件、版次和数量清单登记，暂不与旧库存混放。
- 装箱前做一箱完整试装，逐项对照资料组成，再将同一用量口径交给实际装配人员。
- 临时增减产品数量时，同步重算资料需求；缺某份资料时，不能随手换成外观相近的其他型号。
需要佛山产品说明书印刷，可通过联系询价发送型号表、装箱用量及现有文件。多型号文件命名与分包方法见说明书版本和数量对应指南；本篇的算例可以直接换成您本批产品的实际数据。